GED & Digitalisation documentaire

Classez, retrouvez et sécurisez vos documents

Vos documents sont dispersés entre dossiers papier, fichiers Excel, emails, disques partagés, scans non classés ou archives difficiles à retrouver ?

Avec l’offre GED & Digitalisation documentaire, 2NSOFT-IT vous accompagne dans la mise en place d’une organisation documentaire moderne, structurée et sécurisée.

Notre objectif : vous aider à numériser, classer, retrouver, partager et protéger vos documents afin de gagner du temps, réduire les pertes d’information et améliorer la productivité de vos équipes.

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Pourquoi mettre en place une GED ?

Dans beaucoup d’organisations, les documents sont présents partout, mais rarement bien organisés.

Les équipes perdent du temps à chercher des fichiers, vérifier la dernière version d’un document, retrouver une pièce justificative, classer des scans, gérer des archives papier ou partager des documents sensibles.

Cette situation peut créer plusieurs difficultés :

• perte de temps dans la recherche documentaire ;

• documents introuvables ou mal classés ;

• doublons et versions multiples ;

• absence de règles de nommage ;

• accès non maîtrisés ;

• archivage manuel lourd ;

• risque de perte d’information ;

• manque de traçabilité.

Une GED permet de structurer le cycle de vie des documents : création, numérisation, classement, indexation, recherche, consultation, partage, archivage et sécurité.

Ce que 2NSOFT-IT peut mettre en place

Organisation documentaire

Nous vous aidons à définir une structure claire pour organiser vos documents selon votre activité.

Exemples :

• dossiers clients ;

• dossiers fournisseurs ;

• documents administratifs ;

• contrats ;

• factures ;

• pièces justificatives ;

• courriers ;

• dossiers projets ;

• documents RH ;

• archives internes.

Objectif : mettre de l’ordre dans vos documents et faciliter leur exploitation.

Numérisation et classement

Nous vous accompagnons dans la transformation de vos documents papier ou fichiers dispersés en documents numériques bien classés.

Actions possibles :

• numérisation de documents ;

• organisation des fichiers existants ;

• classement par catégorie ;

• règles de nommage ;

• tri des documents ;

• suppression des doublons ;

• structuration des dossiers numériques.

Objectif : réduire la dépendance au papier et améliorer l’accès aux documents.

OCR et recherche documentaire

Lorsque cela est pertinent, nous pouvons intégrer des mécanismes d’OCR pour faciliter la recherche dans les documents numérisés.

L’OCR permet d’extraire du texte depuis des documents scannés afin de les rendre plus facilement consultables et retrouvables.

Exemples d’usages :

• recherche par mot-clé ;

• extraction de références ;

• identification de dates ;

• recherche dans des factures ;

• recherche dans des contrats ;

• indexation de documents scannés.

Objectif : retrouver rapidement l’information utile.

Indexation et métadonnées

Nous vous aidons à définir les informations importantes associées à chaque document.

Exemples de métadonnées :

• type de document ;

• date ;

• client ;

• fournisseur ;

• projet ;

• service concerné ;

• référence ;

• statut ;

• niveau de confidentialité ;

• échéance.

Objectif : faciliter le classement, la recherche, le suivi et le reporting documentaire.

Sécurité et droits d’accès

Nous vous accompagnons dans la gestion des accès aux documents sensibles.

Actions possibles :

• définition des profils utilisateurs ;

• séparation des droits par service ;

• restriction des documents confidentiels ;

• contrôle des accès ;

• recommandations de sauvegarde ;

• bonnes pratiques de partage.

Objectif : protéger les documents importants et éviter les accès non maîtrisés.

Archivage numérique

Nous vous aidons à mettre en place une logique d’archivage plus propre et plus durable.

Exemples :

• classement des documents clôturés ;

• archivage par année ;

• conservation des pièces justificatives ;

• séparation actif / archive ;

• règles de conservation ;

• structuration des archives numériques.

Objectif : conserver vos documents de manière organisée, accessible et sécurisée.

Pour qui est faite cette offre ?

L’offre GED & Digitalisation documentaire s’adresse aux :

• PME ;

• administrations ;

• associations ;

• cabinets professionnels ;

• services comptables ;

• services RH ;

• directions administratives ;

• organisations ayant beaucoup de documents ;

• entreprises utilisant encore beaucoup de papier ;

• structures qui veulent sécuriser leurs archives ;

• équipes qui veulent gagner du temps dans la recherche documentaire.

Elle convient particulièrement aux organisations qui souhaitent passer d’une gestion documentaire dispersée à une organisation numérique structurée.

Les bénéfices pour votre organisation

Retrouver plus rapidement vos documents
Les documents sont mieux classés, indexés et plus faciles à rechercher.

Réduire la dépendance au papier
La numérisation limite les manipulations physiques et facilite le partage.

Sécuriser les documents sensibles
Les accès peuvent être mieux contrôlés selon les rôles et les niveaux de confidentialité.

Gagner du temps au quotidien
Les équipes passent moins de temps à chercher, classer ou transmettre les documents.

Améliorer la traçabilité
Les documents sont mieux identifiés, suivis et organisés.

Préparer la transformation digitale
Une bonne organisation documentaire facilite les projets ERP, Odoo, automatisation, data et reporting.

Notre méthode d’accompagnement

1. Analyse de l’existant

Nous identifions vos types de documents, vos volumes, vos modes de classement et vos difficultés actuelles.

2. Définition de l’organisation cible

Nous proposons une structure documentaire adaptée à votre activité, vos services et vos usages.

3. Mise en place des règles de classement

Nous définissons les catégories, règles de nommage, métadonnées et niveaux d’accès.

4. Digitalisation et structuration

Nous vous accompagnons dans la numérisation, le tri, le classement et l’organisation des documents.

5. Mise en place ou configuration de la GED

Nous aidons à installer, configurer ou structurer la solution documentaire selon le besoin.

6. Tests et validation

Nous vérifions que les documents sont bien classés, retrouvables et accessibles aux bonnes personnes.

7. Formation et accompagnement

Nous accompagnons les utilisateurs pour assurer une bonne adoption des nouvelles pratiques documentaires.

Livrables possibles

Selon le périmètre, l’accompagnement peut inclure :

• diagnostic documentaire ;

• plan de classement ;

• règles de nommage ;

• modèle de métadonnées ;

• arborescence documentaire ;

• configuration GED ;

• règles d’accès ;

• recommandations de sécurité ;

• procédures de numérisation ;

• guide utilisateur ;

• formation des utilisateurs ;

• accompagnement au démarrage ;

• recommandations d’archivage numérique.

Exemples de projets GED

Digitalisation des dossiers clients

Structurer les documents clients, contrats, pièces justificatives, courriers et historiques dans un espace documentaire clair.

Archivage des factures et pièces comptables

Mettre en place une organisation numérique pour classer, rechercher et sécuriser les factures et justificatifs.

Gestion documentaire administrative

Organiser les courriers, notes, rapports, décisions, documents internes et archives administratives.

GED connectée à Odoo

Connecter ou organiser les documents liés aux clients, fournisseurs, factures, projets ou processus ERP.

Recherche OCR sur documents scannés

Rendre les documents numérisés plus facilement exploitables grâce à la recherche textuelle.

GED, Odoo et automatisation

La gestion documentaire peut être renforcée lorsqu’elle est connectée à vos autres outils.

2NSOFT-IT peut vous accompagner dans des scénarios où les documents sont liés à :

• un dossier client ;

• une facture ;

• un projet ;

• un workflow de validation ;

• un processus Odoo ;

• une demande interne ;

• un tableau de bord ;

• un système d’archivage ;

• une automatisation de notification.

L’objectif est de faire de vos documents un véritable actif numérique, exploitable et utile pour votre activité.

Pourquoi choisir 2NSOFT-IT ?

2NSOFT-IT combine une expertise en digitalisation, systèmes d’information, ERP, GED, data, cybersécurité et automatisation.

Nous comprenons qu’une GED efficace ne dépend pas seulement de l’outil choisi. Elle dépend aussi de l’organisation, des règles de classement, de la qualité des données, de la sécurité et de l’adoption par les utilisateurs.

Notre approche est progressive, claire et orientée usage : mettre en place une organisation documentaire réellement utile pour vos équipes.

Vous souhaitez digitaliser vos documents ?

Que vous souhaitiez organiser vos fichiers, numériser vos archives, mettre en place une GED, sécuriser vos documents ou connecter vos documents à Odoo et à vos processus métier, 2NSOFT-IT peut vous accompagner.

Contact : +237 677 00 71 52
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Site web : https://2nsoftit.net

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